依頼 基礎知識

配送を依頼するには

投稿日:2018年5月25日 更新日:

HeungSoon / Pixabay

配送をお願いするには

毎日運送会社に電話を掛けて、荷物情報か空車情報が無いか聞いて回っていても聞いた情報同士がうまく結びつくという状況は実はそれほど多くありません。

実際のところは、荷物情報を聞いてその荷物を配送できる車両を探す。もしくは空車情報を聞いて、その空車で運べる荷物は何かないですか?と探しているのが大体です。

ここでは、荷物情報を聞いた段階で運送会社に如何にして配送してもらうか。そのテクニックをご紹介します。

そもそもトラックは空いていないのか

そもそも日本国内のトラック輸送の荷量と、空いている車両の台数ではどちらが多いのでしょうか。

私も詳しく調べたことはありませんが、繁忙期となると出荷が増えてトラックが足りなくなり、閑散期となると荷物が減りトラックが合ている状況が多いです。

ではそれ以外の状況ではどうなのか?と申しますと実際のところトラックが空いていることの方が多いです。

ですが実際、荷物情報を聞いて配送をお願いしようと協力会社に電話を掛けるとそうすんなり依頼を受けて頂けないことが多いです。

これは運送会社によって異なりますが、自社の出荷(自社と取引のあるメーカーなど)が決まっておらず、車が空くかどうか分からない状況で荷物を受けられないと判断して相手の配車担当が荷物を受けない場合が往々にしてあります。

この場合は、自社の出荷が見えた段階で車両が空けば荷物を探し、車両が足りなければ他の協力会社に配送を依頼する訳です。

逆にそういった定期的な出荷の予定が無いような運送会社でしたら、前もって配送の依頼を受けて頂けることがあります。

相手の車は空いているけど配送できない。そんな状況も多々あります。

なぜ荷物が配送できないのか

車は空いているけれど配送できない。考えられる理由は4つです。

1.車両の空車地から積地が遠い。

2.降し地が遠い。

3.運べる(運びたい)荷物ではない。

4.運賃が折り合わない。

1.車両の空車地から積地が遠い

 これは相手の運送会社の方針やドライバー様によって違います。

大体のトラックは前日に荷物を積み込んで翌日朝荷下ろしをして、その後その日の荷物を積み込んで翌日配送しています。

運送会社によっては空車回送距離を気にされる運送会社もいらっしゃいますし、なかにはドライバー様主体の運送会社もあります。

例えば自分がドライバーだったと仮定して、車庫が大阪市だったとします。そこで東京都江東区で空車になっているのに、茨城県古河市に積み込みに言ってくれと言われたら遠いと感じますよね?実際江東区から古河市までは80㎞近くあります。長距離輸送のドライバーともなると昨今就業時間や運行管理といった名目であまり長時間配送させられないのが現状です。そいった状況から運送会社はあまり時間のかからない運行を好む傾向があります。

空車地から遠い積地は皆嫌がるんですね。当然と思いますが。

しかしながら状況によっては全然荷物が無い状況であれば、帰りの荷物を引いていかないと完全にマイナスになってしまうので渋々遠いところから荷物を積んで帰るケースも多々あります。

配送貨物や予算、時間帯などの条件によって左右されますが、概ね空車地から遠い積地は配送してもらいにくいと覚えておきましょう。

2.降し地が遠い

配送を断られるケースで多いのが降し地が遠いケースです。降し地が遠くて断られるケースで考えられるのが運送会社としての配送エリア対応外の場合と、降し地が僻地の場合です。

運送会社としての配送エリア対応外の場合、ドライバー様が大よそ関東一円の配送と聞いて就職したのに長距離輸送の配送を任されてたら「話が違う!」ってなりますよね。そういったことから運送会社では概ね配送エリアを設定していることが多いです。あとは自社の荷物が出た場合に対応できる降し先ということで関東一円しか配送できないという会社も多くあります。

後はチャーターで長距離輸送を請け負っている運送会社であっても配送を拒む理由として僻地への配送が上げられます。これは、僻地へ配送した後次に積み込む荷物が出にくいことなどがあげられます。

同様に、帰りの荷物の兼ね合いから長距離輸送を行っている運送会社でも土曜日納品を避ける傾向があります。やはりこちらも土曜日出荷が少ない為、帰りの荷物が確保しにくいからと考えます。

逆に、帰り便の車両であれば土曜日納品を希望するケースが多いです。以前私が経験したのは、京都府京都市車庫の運送会社が金曜日に関東で空車になっていて、月曜日着で兵庫県姫路市まで配送をお願いできませんか?とお伺いしたところ、土曜日着ならやるけど月曜日着じゃ無理だ。と言われたことがあります。

土曜日納品を希望する運送会社は多いですが、今回の件に関して申しますと金曜日積み込んで、土曜日には車庫に帰ってきて日曜日を挟んで月曜日に神戸市に納品となると、月曜日京都市から早朝出発してわざわざ姫路市まで納品に行かないといけないのが億劫である。というのが一つの要因でした。

この時は結果として、月曜日着の京都府京丹後市への荷物を依頼する形で車を借りました。

もう一つ月曜日着を嫌う要因としましては、土曜日積み込みのご予定がすでに入っていて金曜日から土曜日、日曜日を挟んで積み置きのご対応が頂けないという可能性もあります。

最終的には予算(お金)が折り合えば概ね配送エリアについてはカバーできます。配送の折り合いが付かない場合は金額を交渉してみましょう。

3.運べる(運びたい)荷物ではない。

昨今のドライバー不足というニュースは見なさんも聞いたことがあると思いますが、その影響か私の主観では以前よりバラ積バラ卸の貨物をご対応頂きにくくなったように感じます。そのことから運送会社にご依頼する際も、日程と工程と予算は問題ないけどバラ積が出来ない…といって成約に至らないケースも多々あります。

実際のところ、荷物の積み下ろしはドライバーの仕事ではない。という考えの運送会社様もいらっしゃいます。

あとは運送会社によって自社の貨物で医薬品や食料品を定期的に配送している場合などは、たまに空車になってしまってチャーターの荷物を配送する際にも貨物の匂い・汚れを気にして荷物が配送できない。というパターンもあります。

あとはどことは申せませんが、某衣料品メーカーのセンター配送や、某おもちゃ屋のセンター配送など荷下ろしに時間が掛かる配送先なども行程と日程が折り合ってもご対応頂けないという場合があります。

積地や降し地などは、金額を交渉してどうにかご対応頂けることも多いですが、配送する荷物自体に関してはどうにもなりませんので金額をいくら吊り上げても難しいことが多いです。

4.運賃が折り合わない。

最終的にはお金の話になります(笑)

どんなに遠くても、相場の5倍や10倍といった非常識な値段を提示されたら大体の運送会社は自車をなんとか開けて配送してくれることでしょう。

もちろん実際にはそこまで高い金額が頂けることはほとんどありませんが、専業水屋を行う場合にはそうもいかないことがあります。

実際の運送会社であれば、たとえ配送車両が足りなくなっても自社の貨物なので融通を利かせられる。もしくはドライバーが居なくて空いているトラックに配車担当が乗り込んで配送する。といった具合に貨物がどうにもならない状況には先ずなりません。

しかしながら、運送取扱業を専門で行うとなれば自社のトラックなどは持っていないので、仮に荷物の配送依頼を請け負った状態で車が手配できていないとなれば、否が応でも車両を手配しなければなりません。

荷物の配送依頼を請け負って車両の手配が出来ていない状況というのは、荷物の配送依頼を空受け(車両の宛が無い状態で依頼を受け)て、配送車両を探している状況です。

実際に運送取扱業を行うと、配送車両を探している間に出荷元で別の車両を探してしまいこちらが車を見つけるころには荷物が終了してしまっているという状況が多々あります。

そういった状況に陥らない為に、荷物情報を頂いた段階で「聞いていた車両がおりますので、手配させて頂きますよ。」というような言い回しや「預かっている車両がいるので車を回せますよ」というように荷物を他に依頼してしまう前に、こちらで配送依頼を請け負ってしまうことがあります。

先に配送の依頼を受ける際の注意点などはまた改めてご説明します。

配送を依頼する際の注意点

配送を依頼する際に注意したいのは、配送日程の間違いや車両の間違いが無いかなど最終的に確認を取ることが重要です。

私自身今まで何度か経験したことがありますが、明後日積み込み、翌日配送の貨物を依頼したつもりが、相手の運送会社の認識では明日積、翌日降しと認識していて貨物の積み込み予定前日に積地までいらっしゃったことも御座います。

あとは4tユニック車でご依頼していたにもかかわらず、平車の配送と勘違いされていたことも御座います。

こういった間違いは電話でやり取りをしていると必ず起こりうるトラブルです。早期にこの間違いにお互い気が付けばなんてことは無いトラブルですが、当日になって発覚すると大変な事態になります。

当日車両を大急ぎで探したり、キャンセル料を請求されたりなど良いことは一つもありません。

なので配送を依頼する際は、最終的に依頼する前に、必ず工程の確認をしてください。

情報の聞き方

1.積日、積地

2.卸日、降し地

3.車両

4.貨物

5.注意点

6.予算

こちらを最終定期に口頭で確認するのがベストです。しかしながら、相手の運送会社もそこまで詳しく聞いてくれないところも非常に多く「あとで指示書流しておいて」とスルーされてしまう場合も非常に多いです。

なので私は上記6点を指示書に書いてFAXを送ったあとにFAXが届いたかを確認しつつ工程の再確認をするようにしております。

FAXが届いたかの確認も非常に重要で、以前あったトラブルではしっかりと口頭でご依頼させて頂き指示書もFAXでお送りさせて頂いておったのですが、積み込み日前日に車番を確認させて頂くお電話をさせて頂いたところ「指示書が届いていないので予定を入れていない」と言われて配車漏れが起きる事態になりました。

こういったトラブルも未然に防げますので、指示書を送付してから工程を再確認する。というのが非常に重要です。

まとめると

最終的には予算でなんとかなります。(笑)

地獄の沙汰も金次第とはよく言ったもので、「車は一杯だね!」と工程をお伝えした後に高い予算を提示すると「ちょっとまって、もっかい教えて?」と手のひらを返して詳細を聞いてくる運送会社様も中にはいらっしゃいます。

とはいえ、予算が少ない中で配送のご依頼をさせて頂くとなれば可能な限り運送会社様にとって配送上有利な工程を提示することによって、配送料金を抑えて走って頂くからこそ運送取扱業を行う意味がありますし、利益になるのです。

高い金額を貰って、安い金額で走らせるというのが運送取扱業を行う上では利益を上げるうえでは非常に重要ですが、利益を取りすぎてもいけません。

というのも、毎度安い荷物ばかり運送会社に提示していると「あそこの荷物は安い」という認識を植え付けられたら話を聞いてくれなくなります。

常に対等な関係であり、持ちつ持たれつの関係ということを意識しておきましょう。

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